Post by User-4

Posted: 2020-07-09T08:30:20.531000

Hello,

L'association VEAF utilise les applications de bureautique Google depuis quelques années.
Ceux-ci présentent certains avantages :
- applications directement dans le navigateur (pas d'application à acheter ou installer),
- gratuites,
- accessibles à tous,
- édition temps réelle en ligne,
- contrôle du partage,
- hébergement en ligne gratuit jusqu'à 15Go,
- backup assuré par l'hébergement type cloud.

Et également des inconvénients :
- nécessité d'un compte Google pour accéder à l'édition,
- perte possible de document lorsque créée par quelqu'un qui quitte la VEAF,
- patrimoine documentaire éparpillé.

Du côté de la nécessité d'un compte Google pour pouvoir éditer, nous ne pouvons pas faire grand chose :sweat_smile: .
En revanche pour les deux autres inconvénients, nous pouvons nous organiser de manière à y remédier, c'est l'objet de ce sujet :) .

Pour un patrimoine VEAF documentaire plus lisible et accessible

Celui-ci est organisé en deux parties : une publique et une privée.

Lien vers l’espace de fichiers GDoc privés VEAF

:small_red_triangle: Attention lien à ne pas diffuser dans des espaces publiques. Toute la sécurité repose sur le partage uniquement en zone privée. Pas de gestion des droits à faire, cette simplification de gestion a un cout…

Lien vers l’espace de fichiers GDoc publiques VEAF

L'organisation de ces dossiers est maîtrisée par le compte Google de l'asso association.veaf@gmail.com .
Si vous avez la moindre suggestion/proposition pour améliorer l'organisation de ces dossiers, partager la en répondant à ce sujet.

Pour rassembler et pérenniser nos productions GDocs

Solutionner cet inconvénient repose simplement sur le transfert de propriété du document créée à l'association.

Comment procéder.

1. Allez dans les options de partage de votre document :
   

2. Ajouter le compte asso dans le partage s'il n'y est pas déjà (c'est le cas si vous créez directement le document dans un dossier de l'asso)
   

3. Affectez la propriété du document au compte de l'asso
   

Si votre document nécessite d'être rangé/repositionné, demandez l'action à un admin.

Le plus simple est de créer directement le document/dossier dans le dossier qui va bien (ou l'y déplacer), ou à défaut dans le dossier inbox.

Merci pour la lecture, ainsi que pour vos futures contributions :) .

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Post by User-4

Posted: 2020-07-09T08:40:03.945000
Edited: 2020-07-09T08:48:37.814000

Partage publique de productions/fichiers hébergés GDrive

Contrairement à l'espace privé, nous ne pouvons pas laisser ouverte la possibilité d'édition à quiconque dispose du lien pour l'espace GDrive VEAF publique. En effet n'importe qui pourrait mettre n'importe quoi chez nous...

Donc, lorsque vous souhaitez que votre production soit ouverte à tous au-delà du cercle de l'association, placez-le au niveau du dossier inbox, et demandez à un admin le déplacement dans le dossier VEAF publique.
Ou alors demandez les droits d'édition du dossier VEAF publique. Pensez à préciser votre Nickname VEAF lors de la demande, les adresses des comptes Google ne sont pas toujours explicites sur l'identité du membre associé à l'adresse :blush: .

Et voilà :) .